Wszyscy czynni podatnicy VAT
Niezależnie od formy prawnej — spółki kapitałowe, osobowe, JDG, organizacje pozarządowe prowadzące sprzedaż opodatkowaną.
Faktury w KSeF
KSeF? Zajmiemy się Twoimi fakturami.
KSeF to państwowy system, przez który od 2026 roku przechodzą faktury między firmami: zamiast wysyłać fakturę mailem, wystawia się ją w KSeF, a Twój kontrahent widzi ją od razu. W ramach obsługi księgowej odbieramy faktury z KSeF, pomagamy nadać uprawnienia, a na zlecenie wystawiamy faktury w Twoim imieniu. Możesz zostać przy swoim programie do faktur. Pracujemy na FinnAI — w portalu klienta masz swoje dokumenty, podgląd rozliczeń i faktury z KSeF. Sami fakturujemy w KSeF od 1 lutego 2026 r., zanim objął nas obowiązek.
Twoja firma → Profais → KSeF: droga faktury
Harmonogram
Czy to dotyczy Ciebie? Od kiedy KSeF jest obowiązkowy.
Od kiedy
Kogo dotyczy
Kryterium
Status
01.02.2026
Największe firmy
Sprzedaż w 2024 r. (z VAT) powyżej 200 mln zł
obowiązkowy
01.04.2026
Pozostałe firmy
Wszyscy pozostali podatnicy (także zwolnieni z VAT)
obowiązkowy
01.01.2027
Najmniejsze firmy
Sprzedaż dokumentowana fakturami do 10 000 zł brutto w miesiącu
obowiązkowy
do 31.12.2026
Kasy rejestrujące
Faktury z kasy i paragony z NIP do 450 zł mogą być poza KSeF
przejściowo
—
Transakcje B2C
Konsumenckie (chyba że NIP)
dobrowolny
Co to jest
Krajowy System e-Faktur w skrócie.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która od 1 lutego 2026 obsługuje wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w Polsce. Obejmuje faktury VAT, korygujące, zaliczkowe i zaliczkowo-końcowe w obrocie B2B z innymi podatnikami VAT — papierowe i PDF-owe w tej relacji przestały być dopuszczalne (poza przejściowymi wyjątkami z harmonogramu wyżej).
Fakturę wystawiasz w programie do faktur albo bezpośrednio w KSeF. Ma ona strukturę XML zgodną ze schemą FA(3) i trafia do systemu Ministerstwa Finansów; w KSeF uwierzytelnia się sesję, a nie podpisuje samej faktury. Fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF, a za otrzymaną przez nabywcę — w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 1 i 3). KSeF nadaje fakturze numer identyfikujący (numer KSeF). Nie zastępuje on numeru faktury nadanego przez wystawcę — faktura ma oba. Numer KSeF wskazuje się m.in. w fakturze korygującej, a od 2027 r. także w przelewach za faktury. Kontrahent odbiera fakturę bezpośrednio z KSeF. Archiwizacja leży po stronie systemu na 10 lat.
- Scentralizowana platforma Ministerstwa Finansów
- Faktury w strukturze XML (FA(3))
- Data wystawienia = data przesłania do KSeF
- Numer KSeF obok numeru faktury
- Archiwizacja 10 lat po stronie MF
Schemat przepływu faktury
Dla kogo
Kogo obejmuje KSeF.
Podmioty zagraniczne i ich polskie oddziały
Podmioty zagraniczne zarejestrowane do VAT w Polsce, które nie mają tu stałego miejsca prowadzenia działalności (albo ono nie uczestniczy w sprzedaży), nie mają obowiązku KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 1–2) — mogą z niego korzystać dobrowolnie. Polskie spółki zależne i oddziały uczestniczące w sprzedaży — na zasadach ogólnych.
Najmniejsze firmy (do końca 2026)
Podatnicy — także zwolnieni z VAT — których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu, mogą do 31 grudnia 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF. Kto w danym miesiącu przekroczy próg, od faktury, którą go przekroczył, wystawia już w KSeF.
Jak pracujemy
Jak przejmujemy fakturowanie w KSeF.
- 01
Uprawnienia i dostęp
na startPomagamy nadać uprawnienia w KSeF dla biura i dla osób w Twojej firmie — od pełnomocnictw po tokeny.
- 02
Wystawianie i odbiór faktur
codziennieW ramach obsługi księgowej odbieramy faktury z KSeF, a na zlecenie wystawiamy faktury w Twoim imieniu. Ty prowadzisz sprzedaż, my pilnujemy dokumentów.
- 03
Bieżąca obsługa
na bieżącoKorekty, tryb offline przy awariach systemu, zmiany po stronie Ministerstwa Finansów — śledzimy je i reagujemy za Ciebie.
FAQ
Najczęstsze pytania.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Od 1 lutego 2026 r. KSeF obowiązuje podatników, których sprzedaż w 2024 r. (wraz z VAT) przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. — wszystkich pozostałych, także zwolnionych z VAT. Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą jeszcze wystawiać: firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu, a także faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł. Od 1 stycznia 2027 r. — wszyscy. Źródło: ksef.podatki.gov.pl.
Czy mogę dalej wystawiać faktury w papierze?
Nie w relacjach B2B z podatnikami VAT w Polsce — te muszą trafić do KSeF. Poza systemem pozostają faktury B2C dla konsumentów (chyba że nabywca poda NIP), faktury OSS/IOSS, paragony fiskalne oraz faktury wystawione poza Polską. Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą być jeszcze wystawiane faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone), a także faktury firm, których sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Od 2027 r. — wszystko w KSeF.
Co się dzieje, jeśli KSeF jest niedostępny?
Ustawa przewiduje kilka trybów. Fakturę można zawsze wystawić „offline” i przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy niedostępności systemu ogłoszonej przez MF — następnego dnia roboczego po jej zakończeniu. Przy awarii ogłoszonej komunikatem MF — w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Kontrahentowi, który dostaje fakturę poza KSeF, przekazuje się ją z kodami QR. Pilnujemy tych terminów za Ciebie.
Co z fakturami w walutach obcych i WDT/WNT?
Faktury w walutach obcych wystawiamy w KSeF z kwotą w walucie i podatkiem przeliczonym na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego (a gdy faktura jest wystawiona wcześniej — poprzedzającego dzień jej wystawienia). Fakturę na WDT wystawiasz w KSeF; zagraniczny nabywca dostaje ją poza systemem, z kodem QR. WNT dokumentuje faktura zagranicznego dostawcy — ona do KSeF nie trafia, księgujemy ją z dokumentu od dostawcy. Faktury VAT RR dla rolników ryczałtowych można od 1.04.2026 wystawiać w KSeF.
Czy oferujecie wsparcie po angielsku?
Tak. Prowadzimy księgi i rozmawiamy z klientami także w języku angielskim.
Porozmawiajmy o KSeF w Twojej firmie.
Napisz do nas — powiemy Ci wprost, jak wygląda fakturowanie w KSeF w ramach obsługi księgowej i co przygotować na start.
Skontaktuj się