Awaria KSeF — tryb offline i procedura awaryjna

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest infrastrukturą krytyczną — i jak każda infrastruktura, może mieć awarie. Ustawa o VAT przewiduje ten scenariusz: tryb offline pozwala wystawić fakturę nawet wtedy, gdy system Ministerstwa Finansów (MF) nie odpowiada, a następnie przesłać ją do KSeF w terminie.

Ten artykuł wyjaśnia, kiedy możesz skorzystać z trybu offline, jak prawidłowo wystawić fakturę w takim trybie, jak przesłać ją potem do KSeF i jakie są terminy.

Kiedy wolno skorzystać z trybu offline

Ustawa wyróżnia cztery sytuacje. W każdej jest inny termin, więc warto je rozróżniać.

1. Tryb offline24 — zawsze, bez żadnej awarii. Możesz wystawić fakturę elektroniczną według wzoru i przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego (art. 106nda ust. 1–2 ustawy o VAT). Datą wystawienia jest data z faktury (ust. 10). Nabywca otrzymuje fakturę w dniu nadania numeru KSeF (ust. 11). Fakturę przekazaną poza KSeF oznacza się dwoma kodami QR, w tym kodem z certyfikatu KSeF (ust. 6–7).
2. Niedostępność KSeF ogłoszona przez MF — faktury przesyła się najpóźniej następnego dnia roboczego po jej zakończeniu (art. 106nh ust. 1–2).
3. Awaria ogłoszona komunikatem — termin to 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii wskazanego w komunikacie (art. 106nf ust. 4).
4. Awaria całkowita (art. 106ne ust. 3) — faktur się nie przesyła (art. 106nha pkt 2).

Jak poznać awarię

Kilka sygnałów, że coś jest nie tak:

• Komunikaty o awarii i niedostępności KSeF minister finansów publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej MF i w oprogramowaniu interfejsowym KSeF; o awarii całkowitej informuje w środkach społecznego przekazu.
• Twój program do faktur zwraca błąd — zamiast numeru KSeF dostajesz komunikat o błędzie połączenia
• Brak nowych faktur zakupowych przez kilka godzin — jeśli zwykle codziennie widzisz nowe faktury od kontrahentów, a nagle „cisza” — może być awaria

Jeśli masz wątpliwości, czy to awaria, czy błąd Twojego programu, sprawdź w portalu KSeF bezpośrednio. Jeśli portal sam nie odpowiada, problem leży po stronie MF.

Jak wystawić fakturę w trybie offline

Krok 1 — wygeneruj fakturę w swoim programie

Działasz jak zwykle — program generuje fakturę z pełnymi danymi (nabywca, pozycje, kwoty, data wystawienia). Nie wysyła jej do KSeF, bo system nie odpowiada albo świadomie wybierasz tryb offline24.

Krok 2 — nadaj numer faktury

Nadajesz fakturze kolejny numer (np. FV/2026/04/123) i oznaczasz ją jako wystawioną w trybie offline w programie.

Krok 3 — przekaż fakturę kontrahentowi z kodami QR

Fakturę dostarczasz kontrahentowi poza KSeF — PDF mailem, wydruk papierowy, cokolwiek się sprawdza w Twojej branży. Taka faktura musi mieć dwa kody QR, w tym kod z certyfikatu KSeF (art. 106nda ust. 6–7).

Krok 4 — zapisz plik XML do przesłania

Program zapisuje plik XML faktury w kolejce oczekujących na wysłanie. Po przywróceniu KSeF wyśle zaległe faktury automatycznie. Niektóre programy wymagają kliknięcia „Wyślij zaległe” ręcznie.

Co dokładnie jest wymagane w fakturze offline

Faktura w trybie offline musi zawierać te same dane co normalna faktura KSeF plus:

• Dwa kody QR — w tym kod z certyfikatu KSeF; faktura przekazana poza KSeF musi być nimi oznaczona
• Data wystawienia — data z faktury, czyli rzeczywista data, kiedy ją wystawiłeś (nie data wysłania do KSeF)
• Numer faktury — Twój kolejny numer FV/2026/…, który zostaje także po nadaniu numeru KSeF
• Wszystkie obowiązkowe pola struktury FA(3) — tak samo jak w normalnej fakturze

Faktura wygląda praktycznie tak samo jak online — różnica jest w czasie wysłania do KSeF i w kodach QR.

Przesłanie faktury do KSeF po awarii

Po przywróceniu KSeF przesyłasz zaległe faktury w terminie wynikającym z sytuacji (patrz wyżej):

1. Logujesz się do panelu KSeF lub uruchamiasz swój program do faktur
2. Program wysyła kolejkę zaległych plików XML do KSeF (automatycznie lub ręcznie)
3. KSeF sprawdza każdą fakturę i nadaje jej numer KSeF
4. Numer KSeF to dodatkowy numer identyfikujący — nie zastępuje numeru faktury, który nadałeś (faktura ma oba)
5. Dla nabywcy faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru KSeF

Jeśli faktura ma błędy (zły NIP, niezgodne kwoty), zostaje odrzucona — popraw ją i wyślij ponownie, pilnując terminu.

Korekty faktur wystawionych offline

Faktury korygującej do faktury wystawionej offline nie wystawia się, dopóki faktura pierwotna nie otrzyma numeru KSeF (art. 106nda ust. 12).

Co dalej

Tryb offline to ważna część przygotowania do KSeF — warto go przećwiczyć, zanim wystąpi realna awaria. Możesz zostać przy swoim programie do faktur; pomagamy we wdrożeniu KSeF i pilnujemy terminów za Ciebie. Zobacz usługę KSeF lub napisz do nas. Jeśli dopiero zaczynasz z KSeF, zacznij od KSeF dla zielonych i Pierwsza faktura KSeF.

Źródła: ksef.podatki.gov.pl, podatki.gov.pl, ustawa o VAT art. 106nda, 106ne, 106nf, 106nh, 106nha.