Ulga na złe długi w VAT i PIT/CIT — jak odzyskać podatek od niezapłaconych faktur

Niezapłacona faktura to dwa problemy naraz — nie masz pieniędzy od kontrahenta, a jednocześnie już zapłaciłeś za nią podatek: VAT (w deklaracji za miesiąc wystawienia) i PIT/CIT (od przychodu zaliczonego do okresu). Polski system podatkowy rozwiązuje ten podwójny cios narzędziem nazywanym ulgą na złe długi — mechanizmem, który pozwala odzyskać zapłacony wcześniej podatek od wierzytelności, których dłużnik ostatecznie nie zapłacił.

Ulga działa równolegle w dwóch podatkach: VAT (art. 89a ustawy o VAT) i dochodowym (art. 26i ustawy o PIT, art. 18f ustawy o CIT). W obu przypadkach podstawowy warunek jest ten sam: 90 dni od terminu płatności bez zapłaty. Różnice dotyczą procedury, dokumentacji i warunków szczegółowych.

Ulga na złe długi w VAT

Podstawa prawna

Art. 89a ustawy o VAT — prawo wierzyciela do obniżenia podatku należnego. Art. 89b — obowiązek dłużnika do zmniejszenia podatku naliczonego (lustrzane).

Warunki (art. 89a ust. 2)

Możesz skorzystać, jeśli łącznie:

1. Wierzytelność nieuregulowana minimum 90 dni po terminie płatności
2. Na dzień korekty (w JPK_V7) jesteś zarejestrowany jako czynny podatnik VAT
3. Kontrahent był czynnym podatnikiem VAT w dniu wystawienia faktury
4. Od wystawienia faktury nie minęły 3 lata (liczone od końca roku wystawienia)
5. Wierzytelność nie została wcześniej umorzona, uregulowana, zbyta

Wyłączenia

Nie możesz skorzystać, jeśli:

• Kontrahent jest w upadłości, restrukturyzacji lub likwidacji
• Jesteś z kontrahentem podmiotem powiązanym (kapitałowo, osobowo, rodzinnie)
• Kontrahent jest organem publicznym
• Transakcja dotyczyła eksportu lub WDT (te są już poza polskim VAT)

Jak skorygować — procedura

1. Ustal datę 90-dniowego terminu (faktura z 15.01.2026, termin płatności 14.02.2026, 90 dni = 15.05.2026)
2. W miesiącu upływu 90 dni skoryguj JPK_V7 — wpisz kwotę VAT należnego do zmniejszenia
3. Nie wysyłaj informacji do kontrahenta (ustawa już nie wymaga tego od 2021)
4. Zachowaj dokumentację — faktura, potwierdzenie terminu, wezwanie do zapłaty

Przykład: faktura 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT (razem 12 300 zł brutto). Termin płatności 14.02.2026, brak zapłaty do 15.05.2026. W JPK_V7 za maj 2026 zmniejszasz podatek należny o 2 300 zł. To realna oszczędność — płacisz mniej VAT-u do US.

Ulga na złe długi w PIT/CIT

Podstawa prawna

• PIT: art. 26i ustawy o PIT
• CIT: art. 18f ustawy o CIT

Warunki

Możesz zmniejszyć podstawę opodatkowania (dochód) o wartość wierzytelności jeśli:

1. Wierzytelność jest nieuregulowana minimum 90 dni po terminie płatności
2. Wierzytelność została wcześniej zaliczona do przychodów należnych (czyli już wpadła w Twój dochód)
3. Dłużnik nie jest w upadłości, restrukturyzacji lub likwidacji
4. Od daty wystawienia faktury nie minęły 2 lata
5. Transakcja handlowa w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom (B2B)

Wyłączenia

• Wierzytelność wobec podmiotów powiązanych (kapitał > 25%)
• Wierzytelność sprzedana innej firmie (faktoring) — traci prawo do ulgi
• Wierzytelności przedawnione

Procedura

Wierzyciel (Ty):

1. W deklaracji rocznej PIT-36 / PIT-36L / CIT-8 wpisujesz zmniejszenie podstawy opodatkowania o wartość netto wierzytelności
2. Dodatkowo, w zaliczkach miesięcznych lub kwartalnych w trakcie roku — również zmniejszasz zaliczkę o proporcjonalny PIT/CIT
3. Dokumentujesz wierzytelność (faktura, termin płatności, brak zapłaty)

Dłużnik (kontrahent):

1. Ma OBOWIĄZEK zwiększyć podstawę opodatkowania o tę samą kwotę
2. W deklaracji rocznej i zaliczkach — niezależnie od tego, czy Ty skorzystasz z ulgi

Przykład

Wystawiłeś fakturę 50 000 zł netto w marcu 2026. Termin zapłaty 30.04.2026. Brak zapłaty do 29.07.2026 (90 dni). W zaliczce za lipiec zmniejszasz dochód o 50 000 zł. Przy liniowym 19%: oszczędność PIT 9 500 zł.

Odwrócenie — co, jeśli dłużnik zapłaci

W VAT

Gdy kontrahent zapłaci po skorygowaniu VAT:

• W okresie zapłaty zwiększasz VAT należny o kwotę wcześniej zmniejszoną
• Proporcjonalnie przy zapłacie częściowej
• Księgowo: analogicznie do pierwotnej faktury

W PIT/CIT

Gdy kontrahent zapłaci po skorygowaniu dochodu:

• W miesiącu zapłaty zwiększasz dochód do opodatkowania o kwotę wcześniej zmniejszoną
• W zaliczce miesięcznej — efekt przejawia się od razu
• W zeznaniu rocznym — uwzględniasz zwiększenie w załączniku PIT/B lub CIT-8/O

Częste błędy

Błąd 1 — brak dokumentacji terminu

Ulga wymaga udowodnienia upływu 90 dni od terminu płatności. Jeśli na fakturze nie ma terminu, US domyślnie przyjmuje „zapłata przy wystawieniu” — i nie możesz skorzystać z ulgi (termin minął tego samego dnia, co wystawienie, więc miesiąc później nie ma „opóźnienia 90 dni” — bo faktura już jest „z opóźnieniem”).

Rozwiązanie: zawsze określaj termin płatności — w umowie, na fakturze, w mailu zawierającym fakturę.

Błąd 2 — sprzedaż wierzytelności do faktora

Jeśli sprzedasz wierzytelność firmie faktoringowej lub windykacyjnej, tracisz prawo do ulgi — bo wierzytelność jest już „zbyta” (spełniony warunek wyłączenia z art. 89a ust. 2 pkt 5).

Rozwiązanie: jeśli rozważasz faktoring lub cesję, skorzystaj z ulgi przed cesją (jeśli już minęło 90 dni). Potem sprzedaż wierzytelności.

Błąd 3 — brak rozróżnienia brutto/netto

• W VAT redukujesz podatek należny o pełną kwotę VAT z faktury
• W PIT/CIT redukujesz dochód o wartość netto (nie brutto) — VAT nie wchodzi do dochodu

Błąd 4 — ulga bez zaliczenia do przychodu

Dla ulgi PIT/CIT musisz wcześniej zaliczyć wierzytelność do przychodów należnych. Jeśli stosujesz metodę kasową (ryczałt dla części pozycji) albo z jakiegoś powodu nie zaliczyłeś faktury do przychodów — ulga nie przysługuje.

Skala oszczędności — realny przykład

Firma IT rok 2025, obroty 2 000 000 zł netto, niezapłacone faktury w końcu roku łącznie 150 000 zł netto (wszystkie po 90 dniach bez zapłaty).

VAT

150 000 zł × 23% = 34 500 zł VAT. Ulga = zmniejszenie podatku należnego o 34 500 zł.

PIT (liniowy 19%)

150 000 zł × 19% = 28 500 zł oszczędności PIT.

Razem

63 000 zł ratowane w podatku dzięki uldze na złe długi. Oczywiście jeśli kontrahent w kolejnym roku zapłaci — odwracasz korekty. Ale w międzyczasie masz cash flow z powrotem w kieszeni.

Dokumentacja — co zachować

Dla kontroli US i ewentualnej weryfikacji musisz zachować (przez 5 lat):

1. Faktura pierwotna — z datą wystawienia i terminem płatności
2. Dowód doręczenia faktury — list polecony, e-mail z potwierdzeniem
3. Wezwanie do zapłaty (chociaż nie jest formalnie wymagane po 2021)
4. Kalkulacja 90 dni — wyliczenie daty granicznej
5. Ewidencja korekty w JPK_V7 i zaliczce PIT/CIT
6. W razie zapłaty — dowód otrzymania (wyciąg bankowy) i odwrócenie korekty

Ulga vs faktoring — alternatywy

| Opcja | Efekt finansowy | Wpływ na bilans | Wymóg terminu | |-------|------------------|-----------------|---------------| | Ulga na złe długi VAT + PIT | Mniejszy podatek | Brak (papier) | 90 dni po terminie | | Sprzedaż faktoringowa (cesja) | Szybka gotówka (60–90% wartości) | Usunięcie z należności | Od razu | | Egzekucja komornicza | Pełna kwota (po 1–2 latach) | Brak | Po wyroku sądu | | Odpis aktualizujący | Zmniejszenie przychodu | Zmniejszenie należności | Decyzja zarządu |

W praktyce ulga na złe długi jest uzupełnieniem, nie alternatywą. Korzystasz z niej, niezależnie czy planujesz dalsze kroki (sąd, faktoring). Jedyne ograniczenie: nie możesz skorzystać z ulgi po sprzedaży wierzytelności.

Podsumowanie

Ulga na złe długi w VAT i PIT/CIT to jeden z najbardziej niedocenianych mechanizmów w polskim systemie podatkowym. Po 90 dniach od terminu płatności masz prawo odzyskać zapłacony wcześniej podatek od niezapłaconej faktury — bez sądu, bez windykacji, bez kosztów. W Profais w ramach pełnej księgowości i KPiR monitorujemy terminy płatności faktur klientów i automatycznie uruchamiamy ulgę w JPK_V7 i zaliczkach PIT. Jeśli masz niezapłacone faktury starsze niż 90 dni, a nie korzystałeś z ulgi — skontaktuj się, zweryfikujemy prawo do korekty wstecznej.

Źródła: Ustawa o VAT art. 89a, 89b, Ustawa o PIT art. 26i, Ustawa o CIT art. 18f, podatki.gov.pl, Ustawa z 8.03.2013 o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom.