KPiR elektroniczna 2026 — koniec Excela, nowy obowiązek

Od 1 lipca 2026 roku obowiązuje kolejny etap cyfryzacji księgowości w Polsce. Podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) i ewidencję środków trwałych prowadzi się programem i przesyła do urzędu skarbowego w formacie JPK_PKPIR — do terminu złożenia zeznania rocznego (art. 24a ust. 1e ustawy o PIT w brzmieniu z Dz.U. 2026 poz. 779). Pierwszy JPK_PKPIR dotyczy roku 2026.

Podstawa prawna: art. 24a ust. 1e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Kogo dotyczy obowiązek

Obowiązek dotyczy podatników PIT prowadzących KPiR (skala podatkowa lub podatek liniowy). Księgi rachunkowe w PIT przesyła się do 31 lipca. Ryczałtowcy mają odpowiednik — JPK_EWP (ewidencja przychodów).

| Plik | Kto | Termin | |------|-----|--------| | JPK_PKPIR (+ ewidencja środków trwałych) | podatnicy prowadzący KPiR | do terminu PIT rocznego, za 2026 r. — do 30.04.2027 | | JPK_EWP | ryczałt | do terminu PIT-28 | | JPK_V7M / V7K | czynni podatnicy VAT | do 25. dnia następnego miesiąca |

Szczegóły przepisów przejściowych sprawdź w komunikatach Ministerstwa Finansów lub zapytaj nas.

Co to jest JPK_PKPIR

JPK_PKPIR to jednolity plik kontrolny zawierający pełną zawartość KPiR za dany rok podatkowy. Struktura obejmuje:

• Nagłówek — dane podatnika, okres, numer NIP, PKD
• Podstawowe wpisy KPiR — kolumny księgi (data, numer dowodu, opis, kwoty)
• Podsumowania miesięczne i roczne
• Zestawienie środków trwałych — jeśli prowadzona ewidencja
• Zestawienie wyposażenia — jeśli dotyczy

Format: XML zgodny ze schemą publikowaną przez MF.

Jak wysłać JPK_PKPIR

Plik JPK_PKPIR wysyłasz elektronicznie, tak jak inne pliki JPK. Może go podpisać pełnomocnik, któremu udzieliłeś pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji (UPL-1).

Po wysłaniu otrzymujesz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) — potwierdzenie, że plik dotarł i przeszedł walidację techniczną. UPO zachowaj jako dowód złożenia — zastępuje papierowe potwierdzenie.

Programy obsługujące JPK_PKPIR

Obowiązek prowadzenia KPiR programem oznacza, że Twój program księgowy powinien generować plik JPK_PKPIR. Sprawdź to w dokumentacji swojego dostawcy albo zapytaj o to biuro rachunkowe. Wybór programu zależy od skali firmy, integracji z bankowością i KSeF oraz łatwości obsługi.

Jeśli korzystasz z naszej obsługi, plik przygotowujemy my: pracujemy na FinnAI i udostępniamy klientom panel klienta (dokumenty, KSeF, podgląd rozliczeń).

Struktura danych — co musi być

Każdy wpis w KPiR musi zawierać minimum:

1. Data zdarzenia gospodarczego
2. Numer dowodu księgowego (numer faktury, numer dokumentu wewnętrznego)
3. Imię i nazwisko (nazwa) kontrahenta
4. Adres kontrahenta
5. Opis zdarzenia
6. Kwoty w odpowiednich kolumnach księgi (przychody, koszty, zakupy towarów, wynagrodzenia, inne)

Powiązanie z KSeF

Od 1 lutego 2026 (najwięksi podatnicy) i od 1 kwietnia 2026 (pozostali) faktury B2B wystawia się w KSeF. To oznacza, że w JPK_PKPIR wpisy oparte o faktury z KSeF powinny mieć numer KSeF (numer identyfikujący nadawany przez system MF) w osobnym polu — obok numeru faktury, który pozostaje numerem dowodu. W praktyce programy księgowe pobierają faktury z KSeF automatycznie i generują wpisy KPiR.

To duże ułatwienie: eliminuje ręczne wpisywanie faktur, redukuje błędy, przyspiesza księgowanie.

Więcej o KSeF i jego integracji z księgowością w artykule KSeF 2.0 — obowiązki firm w 2026.

Przechowywanie KPiR

Niezależnie od formy (papierowa, elektroniczna, JPK), KPiR przechowujesz 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Przykład: KPiR za 2026 (termin płatności PIT 30.04.2027) przechowujesz do końca 2032 roku.

Dla formy elektronicznej oznacza to:

• Kopia w programie firmy + kopia zapasowa (chmura, dysk zewnętrzny)
• UPO z przesłania JPK_PKPIR jako dowód złożenia
• Faktury źródłowe — faktury z KSeF możesz pobrać z systemu MF; dowody księgowe przechowuje się zgodnie z terminami z ustawy o rachunkowości (art. 74) i Ordynacji podatkowej

Sankcje za nieprzestrzeganie

Za nieprowadzenie KPiR w wymaganej formie albo nieprzesłanie pliku w terminie grożą sankcje wynikające z przepisów (ordynacja podatkowa, Kodeks karny skarbowy). Ich zakres zależy od okoliczności sprawy — nie podajemy kwot, bo zależą od indywidualnej sytuacji. Jeżeli KPiR nie jest prowadzona prawidłowo, urząd może też zakwestionować koszty.

Koszt przejścia — dla firmy samodzielnej

Jeżeli dotąd prowadziłaś KPiR sama w Excelu, przejście na elektroniczną wiąże się z kosztami:

• Zakup lub subskrypcja programu — cena zależy od dostawcy i zakresu
• Czas na naukę — przy pierwszym wdrożeniu
• Konwersja historycznych danych — jeśli chcesz przenieść ewidencję środków trwałych

Dla porównania: obsługa przez biuro rachunkowe obejmuje wygenerowanie i wysłanie JPK_PKPIR w pakiecie; aktualne ceny (netto, + 23% VAT) znajdziesz w cenniku.

Podsumowanie

KPiR elektroniczna 2026 to kolejny krok cyfryzacji, zintegrowany z KSeF i JPK_V7. Dla firm, które korzystały już z programu księgowego, zmiana może być niewielka — sprawdź, czy Twój program generuje JPK_PKPIR. Dla firm prowadzących KPiR w Excelu lub na papierze — konieczne jest przejście na program elektroniczny lub biuro rachunkowe.

Zobacz usługę KPIR lub porównaj modele w artykule Biuro rachunkowe vs księgowość online.

Źródła: podatki.gov.pl — JPK_PKPIR, ustawa o PIT (art. 24a ust. 1e, Dz.U. 2026 poz. 779), ustawa o rachunkowości (art. 74).